Trụ sở công ty có ý nghĩa quan trọng đối với sự hình thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Đây sẽ là nơi hoạt động kinh doanh, lưu giữ thông tin, điểm kết nối liên lạc giữa doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước... Vì vậy, lựa chọn trụ sở công ty thuận lợi và phù hợp với quy định của pháp luật là tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp, LVTM xin chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc lựa chọn trụ sở chính khi thành lập công ty.
Cơ sở pháp lý dùng trong bài viết:
- Luật doanh nghiệp 2014;
- Luật nhà ở 2014;
- Nghị định số 99/2015/NĐ-CP;
- Nghị đinh số 50/2016/NĐ-CP
1. Xác định cụ thể thông tin địa chỉ trụ sở chính
Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2014, quy định cụ thể về trụ sở chính công ty như sau:
“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Như vậy, để thuận tiện trong quá trình hoạt động kinh doanh địa chỉ trụ sở công ty phải xác định rõ 4 cấp:
- Số nhà/ Đường
- Phường/ Xã
- Quận/ Huyện
- Tỉnh/ Thành phố
Các ví dụ về địa chỉ hợp lệ:
Nếu địa chỉ của bạn là riêng lẻ (nguyên 1 căn nhà…) và có số nhà rõ ràng thì có thể lấy địa chỉ theo dạng sau:
VD về địa chỉ của CÔNG TY CỔ PHẦN LÀM VIỆC THÔNG MINH như sau: 428 Điện Biên Phủ, Phường 11, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Hoặc bạn có thể ghi là: Số nhà 428 Điện Biên Phủ, Phường 11, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Nếu đia chỉ của bạn đặt tại tòa nhà văn phòng (1 tầng hay 1 phòng cụ thể) thì ghi như sau:
VD về Tòa nhà CÔNG TY CP LÀM VIỆC THÔNG MINH: Tầng 5, Tòa nhà Làm Việc Thông Minh, số 428 Điện Biên Phủ, Phường 11, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Nếu địa chỉ của bạn không có số nhà rõ ràng có thể ghi như sau:
Thôn Dương Quang, xã Đức Thắng, huyện Mộ Đức, tỉnh Quảng Ngãi, Việt Nam
2. Không đặt trụ sở công ty tại địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể
Theo quy định của pháp luật tại Điều 6 Luật nhà ở năm 2014 và Nghị định số 99/2015/NĐ-CP quy định việc sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở, không được sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức, không phân biệt doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay vừa hay lớn.
Quy định này của pháp luật có phần gây bất tiện cho những chủ doanh nghiệp đã có sẵn nhà ở nhưng vẫn phải thuê mặt bằng khác để hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, quy định này của pháp luật là hợp lý khi nhằm đảm bảo an toàn trong sử dụng nhà chung cư, nhà tập thể và lợi ích của người dân sống trong tòa nhà, bởi, nhà chung cư, nhà tập thể khi được xây dựng nhằm mục đích để ở sẽ được thiết kế, xây dựng chỉ phù hợp sử dụng để ở; không phù hợp với mục đích hoạt động của doanh nghiệp do có thể dẫn đến trường hợp quá tải về trọng lượng, ảnh hưởng đến tình trạng điện, nước, diện tích để xe của cư dân tại đây cũng như không đảm bảo về an toàn phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự...
Trong hợp này, một số người khi lựa chọn địa chỉ doanh nghiệp thường không kê khái chính xác thông tin địa chỉ. Ví dụ, công ty đặt trụ sở tại Phòng 402, Khu tập thể Ngọc Khánh thì khi đăng ký chỉ đề là số 36 Ngọc Khánh, phường Láng Hạ. Tuy nhiên việc “lách luật” như vậy, dễ dẫn đến một số hậu quả về sau như:
- Doanh nghiệp hoạt động sẽ gặp khó khăn khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý phường/ xã kiểm tra, xác minh trụ sở.
- Chi phí thuê không được khấu trừ.
- Không đủ điều kiện để Cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn Giá trị gia tăng.
Theo đó, những tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đã được cấp giấy tờ đăng kí kinh doanh cho phép sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở để kinh doanh trước ngày 25/11/2014 phải chuyển hoạt động kinh doanh đến địa điểm khác. Và thực hiện thay đổi đăng ký kinh danh theo thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
3. Quy định về treo biển tại trụ sở
Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
- Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Địa chỉ, số điện thoại.
Chữ viết thể hiện trên biển hiệu phải là tiếng Việt. Trong trường hợp sử dụng cả tiếng Việt, tiếng nước ngoài thì khổ chữ nước ngoài không được quá ba phần tư khổ chữ tiếng Việt và phải đặt bên dưới chữ tiếng Việt.
Biển hiệu có thể làm dưới dạng ngang hoặc dọc, với giới hạn kích thước như sau:
- Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;
- Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
- Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 34 của Nghị định 50/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính thì sẽ bị xử phạt 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng và buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.
4. Địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện khác
Đối với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh các ngành nghề đặc thù, ngoài việc địa chỉ trụ sở chính không được đặt tại chung cư, nhà tập thể có chức năng để ở, sinh hoạt thì pháp luật còn quy định một số yêu cầu khác, tùy theo từng ngành nghề cụ thể.
Ví dụ:
1/ Đối với ngành nghề kinh doanh dịch vụ Karaoke, Điều 30 Nghị định 103/2009/NĐ-CP quy định về điều kiện kinh doanh karaoke, theo đó trụ sở chính nơi hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này phải đáp ứng một số điều kiện để phù hợp với đặc thù ngành nghề như:
- Phòng karaoke phải có diện tích sử dụng từ 20m2 trở lên, không kể công trình phụ, đảm bảo điều kiện về cách âm, phòng, chống cháy nổ;
- Cửa phòng karaoke phải là cửa kính không màu; bên ngoài nhìn thấy toàn bộ phòng; nếu có khung thì không được quá hai khung dọc và ba khung ngang; diện tích khung không quá 15% diện tích cửa.
- Địa điểm hoạt động karaoke phải cách trường học, bệnh viện, cơ sở tôn giáo, tín ngưỡng, di tích lịch sử - văn hóa, cơ quan hành chính nhà nước từ 200m trở lên;
- ...
2/ Đối với doanh nghiệp hoạt động về kinh doanh dịch vụ lưu trú, cụ thể đối với khách sạn, Nghị định 168/2017/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật du lịch năm 2017 có nêu rõ Điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật, dịch vụ đối với khách sạn bao gồm:
- Có hệ thống điện, hệ thống cấp nước sạch và thoát nước.
- Có tối thiểu 10 buồng ngủ; có quầy lễ tân, phòng vệ sinh chung.
- Có nơi để xe cho khách đối với khách sạn nghỉ dưỡng và khách sạn bên đường.
- Có bếp, phòng ăn và dịch vụ phục vụ ăn uống đối với khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn nổi, khách sạn bên đường.
- Có giường, đệm, chăn, gối, khăn mặt, khăn tắm; thay bọc đệm, bọc chăn, bọc gối, khăn mặt, khăn tắm khi có khách mới.
- ...
Theo quy định tại Nghị đinh 50/2016/NĐ-CP, những hành vi cố tình sai phạm về trụ sở chính sẽ bị xử phạt hành chính, sẽ bị áp dụng hình thức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng do hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi và thông báo lại các thông tin doanh nghiệp đã kê khai không trung thực, không chính xác.
